Guide pour ouvrir son institut de beauté en Belgique

Lancer son propre salon d'esthétique est un rêve pour de nombreuses personnes passionnées par la beauté et le bien-être. Cependant, il s'agit d'un projet qui demande une planification rigoureuse et le respect de certaines obligations légales en Belgique. Nous vous proposons un guide étape par étape pour vous aider dans la la mise en place de votre salon.

1. Obtenir votre gestion

En Belgique, posséder sa gestion est une condition essentielle pour créer une entreprise. Cela prouve que vous avez les connaissances nécessaires pour gérer une société, que ce soit dans les domaines financiers ou administratifs. La gestion est automatiquement obtenue si vous êtes déjà détenteur d’un graduat (bachelier de 3 ans). Pour les autres, il est nécessaire de l’obtenir en passant l’examen du jury central de gestion ou en suivant une formation dédiée.

2. Accéder à la profession d'esthéticienne

Pour pratiquer des soins esthétiques en Belgique, il est indispensable que la société dispose d’un accès à la profession. Les employés doivent également être diplômés en esthétique. Certains soins nécessitent un accès à la profession et d'autres non. Pour en savoir plus, consultez notre article sur le sujet.

Bonne nouvelle : nous proposons une formation en ligne et une formation en présentiel à Liège pour vous aider à réussir l’examen du jury central d'esthétique et ainsi devenir esthéticienne pour exercer légalement.

3. Trouver un local adapté

Choisissez un local bien situé avec un loyer abordable. Le montant du loyer dépend de plusieurs facteurs : la présence d’un parking, l’emplacement sur une route commerciale, en centre-ville, ou dans une rue moins fréquentée.

Un loyer modéré dans une rue peu fréquentée peut parfois être moins avantageux qu’un loyer élevé dans une rue avec beaucoup de passage.

Réfléchissez également à votre mode de fonctionnement : souhaitez-vous un institut uniquement sur rendez-vous ou autorisez-vous les soins sans rendez-vous ? Un institut fonctionnant uniquement sur rendez-vous n’a pas nécessairement besoin d’être situé dans une rue avec beaucoup de passage. Dans ce cas, la visibilité en ligne et sur les réseaux sociaux sera probablement plus importante.

4. Meubler votre institut

Créez un espace accueillant et fonctionnel avec des meubles de qualité. Pour trouver des meubles stylés et adaptés à un institut, vous pouvez consulter le site Kare Design, qui propose du mobilier de qualité, stylé et girly. Vous pouvez également explorer des magasins comme Maisons du Monde ou d'autres sites internet. Parcourir plusieurs sites et faire l'inventaire de tout ce qu'il vous faut à l'avance est la clé pour bien équiper votre institut. Pensez notamment à :

• Un comptoir d’accueil

• Des chaises ou fauteuils d’attente pour la clientèle

• Un coin cuisine pour les employés

• Une table de massage ou d’épilation

• Une table pour les extensions de cils

• Une table de manucure

• Un fauteuil de pédicure

Notre équipe propose également quelques meubles d’occasion en vente (parfait état), tels qu’un comptoir, une table de manucure et des fauteuils coquillage.

Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez nous contacter directement via WhatsApp pour en savoir plus.

5. Choisir vos fournisseurs de produits

Comparer les prix et tester les produits avant de vous engager est crucial pour garantir la satisfaction de vos clientes. Il est également intéressant d'attendre des événements comme le salon Estetika, où de nombreuses marques proposent des produits à prix promotionnels. Ces salons professionnels sont aussi l’occasion idéale de découvrir les dernières tendances et d’élargir votre réseau de contacts dans le domaine de l’esthétique.

Pour offrir des prestations de qualité, voici quelques fournisseurs recommandés :

• Cobra pour les extensions de cils

• Nails Company pour les vernis

• Indigo Nails pour les vernis

• Fille au Pluriel pour les produits de cire

6. Investir dans un logiciel de gestion de salon

Un logiciel de gestion de salon est indispensable pour simplifier vos tâches quotidiennes. Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher :

• Un agenda en ligne : Permettez à votre clientèle de prendre rendez-vous facilement via un site ou une application.

• Gestion de la caisse : Facilitez les paiements en gérant l’argent liquide et les transactions par Bancontact ou autres terminaux.

• Gestion de la base de données clients : Conservez les informations de vos clientes pour offrir un suivi personnalisé.

• Rapports et analyses : Suivez vos performances, identifiez vos services les plus populaires et ajustez votre stratégie.

Deux options populaires en Belgique sont :

• Optios

• Salonkee

Ces outils vous feront gagner du temps et vous aideront à offrir une meilleure expérience client.

7. Inscription à un secrétariat social

Le secrétariat social est indispensable pour gérer les fiches de paie, les cotisations sociales et les obligations administratives relatives à vos employés. Nous recommandons fortement Securex, qui offre un excellent service grâce à leur portail en ligne intuitif, leur assistance téléphonique et sur place, leur réactivité par email, et leurs conseils précieux. Il existe également d'autres options comme l'UCM, mais notre expérience montre que Securex se distingue par sa qualité et son efficacité.

En tant qu’indépendant principal, vous devrez également payer des cotisations sociales trimestrielles. Ces cotisations dépendent de vos revenus. En 2024, les cotisations sociales minimales s’élèvent à 899,15 € par trimestre, soit environ 299 € par mois. Si vos revenus augmentent, ces cotisations seront recalculées en conséquence. Ces paiements permettent de financer votre sécurité sociale et vous donnent accès à des prestations comme la mutuelle et la pension.

8. Trouver des employés ou pratiquer vous-même

Décidez si vous souhaitez engager du personnel ou pratiquer les soins vous-même. Si vous recrutez, vérifiez que vos employés sont diplômés et partagent votre vision de la qualité et du service client. Il est également important de prévoir une formation continue pour votre personnel, car les techniques dans le domaine de l’esthétique évoluent rapidement. Par exemple, des procédures comme la teinture de sourcils ou le brow lift nécessitent une maîtrise précise des produits utilisés, notamment en ce qui concerne les temps de pose et les méthodes d’application. Investir dans la formation de vos employés contribuera à maintenir un haut niveau de qualité et à répondre aux attentes de votre clientèle.

Votre personnel devra probablement également s’occuper de tâches comme la publication sur les réseaux sociaux ou répondre et appeler la clientèle au téléphone. Il est donc essentiel de s’entourer de personnes compétentes, capables de s’adapter à ces responsabilités variées, et qui partagent votre vision des choses. La gestion des employés est l’un des aspects les plus complexes dans un business comme un institut.

9. Profiter de la prime SESAM

La prime SESAM est une aide financière destinée à encourager l’embauche en Wallonie. Elle peut être obtenue sous certaines conditions spécifiques. Cette aide est disponible pour les employeurs qui engagent des demandeurs d’emploi inscrits au Forem et répondant à certains critères d’âge ou de durée d’inactivité. Voici les montants des primes disponibles :

• Première année : 12 072 €.

• Deuxième année : 9 053 €.

• Troisième année : 6 036 €.

Cela représente un total de 27 161€ par employé (primes cumulables) sur trois ans, ce qui est loin d’être négligeable.

Cette prime est relativement simple à obtenir, à condition de remplir les critères. Par exemple :

• Être une petite ou moyenne entreprise située en Wallonie (ce qui sera probablement votre cas).

• Employer le travailleur sous un contrat de minimum 19 heures par semaine en CDD ou CDI (la personne doit s'y inscrire avant que vous l'engagiez).

Pour plus d’informations sur cette aide et les démarches nécessaires, consultez la page officielle du Forem : Prime SESAM.

10. Établir vos prix

Fixez des tarifs compétitifs en tenant compte de vos coûts et de ceux du marché. Il est nécessaire de faire une analyse de la concurrence proche pour positionner vos prix. Proposer des prix plus élevés que vos concurrents n'est viable que si la qualité de vos services est supérieure. Au début, il est généralement conseillé de casser un peu les prix pour attirer une clientèle insatisfaite ou moyennement satisfaite par vos concurrents. Ensuite, au fil du temps et avec une base de clients fidèles qui grandit, vous pourrez progressivement augmenter vos tarifs.

Fixez des tarifs compétitifs en tenant compte de vos coûts et de ceux du marché. Proposez éventuellement des promotions de lancement pour attirer vos premières clientes.

11. Trouver un bon comptable

Un comptable compétent est un allié précieux pour assurer la gestion financière de votre entreprise. Il vous aidera sur plusieurs points essentiels, notamment :

• Le calcul et le paiement de la TVA : En Belgique, les prestations de services dans un salon d'esthétique sont soumises à un taux de TVA de 21 %. Ce montant doit être déclaré et payé trimestriellement à l'administration fiscale.

• La gestion des factures et des reçus : Pour garantir la conformité avec la législation fiscale.

• La déclaration de vos revenus : Incluant les déductions fiscales possibles.

• L’optimisation des frais : Un bon comptable peut vous conseiller sur les dépenses professionnelles à réaliser pour réduire vos bénéfices imposables et ainsi diminuer le montant de l’impôt.

En Belgique, l’impôt sur les sociétés est de 25 % des bénéfices annuels. Optimiser vos frais est donc essentiel pour maîtriser vos charges fiscales.

12. Les réseaux sociaux et la publicité

Créez des comptes professionnels sur Instagram, Facebook, et TikTok pour promouvoir vos services. Publiez régulièrement des photos, des vidéos, et des offres spéciales. Pensez à investir dans des publicités ciblées pour atteindre votre clientèle locale.

Au début, il est intéressant de nouer des partenariats avec d’autres activités complémentaires, comme des salons de coiffure ou de bronzage. Réalisez des concours croisés entre vos pages et les leurs pour maximiser votre visibilité. Une autre stratégie consiste à engager des influenceurs locaux, notamment sur Instagram. Vous pouvez leur offrir des soins gratuits en échange de publications ou de stories qui parlent de votre salon. Ces collaborations peuvent vous aider à élargir rapidement votre audience et à attirer de nouveaux clients.

Créez des comptes professionnels sur Instagram, Facebook, et TikTok pour promouvoir vos services. Publiez régulièrement des photos, des vidéos, et des offres spéciales. Pensez à investir dans des publicités ciblées pour atteindre votre clientèle locale.

13. Créer un site internet et optimiser votre SEO

Avoir un site internet est un plus pour afficher votre vitrine : vos photos, vos prix, des articles de blog qui parlent de votre salon et un lien pour prendre rendez-vous sur la plateforme. Une fiche d'établissement Google est également super importante. Quand votre clientèle tape le nom de votre institut sur Google, la première chose qui doit apparaître est la fiche d'établissement avec vos horaires, votre site internet, votre numéro de téléphone, etc.

Si vous souhaitez réaliser un site internet, nous pouvons vous remettre un devis. Notre équipe est également spécialisée dans le développement web et nous proposons des sites à prix très démocratiques ! Nous pouvons également vous aider à positionner votre site à une meilleure position sur Google pour certain mots clés.  Contactez-nous par email ou par WhatsApp. Si vous voulez un aperçu d'une de nos réalisations, nous avons réalisé le site internet pour le salon Ultimate Factory à Nandrin.

Conclusion

Ouvrir un salon d'esthétique en Belgique est une aventure passionnante, mais qui requiert une préparation minutieuse. En suivant ces étapes, vous pourrez transformer votre passion en une entreprise florissante. Si vous avez besoin d'aide pour obtenir votre accès à la profession, n’hésitez pas à consulter nos formations spécialisées !

Nous pouvons également vous aider dans toutes vos démarches administratives ou dans la mise en place de votre salon. Que ce soit pour des conseils pratiques, la gestion de votre espace ou le développement de votre activité, vous pouvez nous contacter si vous avez besoin de notre expertise.